FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

คำตอบ

ระบบ Enterprise Resource Planning หรือ ERP อีอาร์พี คือระบบจัดการทรัพยากรในองค์กร โดยระบบจะเชื่อมโยงข้อมูลในการปฏิบัติงานทุกส่วนในองค์กร นอกจากนั้น ERP อีอาร์พี ยังสามารถเชื่อมโยงกับระบบภายนอกองค์กรได้ เช่น ลูกค้า, คู่ค้า, ตัวแทนจำหน่าย, ซัพพลายเออร์, ฯลฯ เป็นต้น โดยประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับจากการนำระบบ ERP อีอาร์พี ไปใช้มีดังนี้คือ

• ERP อีอาร์พี ช่วยใน การเชื่อมโยงของข้อมูลในการทำงานแต่ละส่วนงาน
  
• ERP อีอาร์พี ลดความซ้ำซ้อนสำหรับกระบวนการทำงานที่ยังมีความคาบเกี่ยวกัน
  
• ERP อีอาร์พี สามารถมองเห็นภาพรวมของการทำงานทั้งองค์กรได้เป็นอย่างดี
  
• ERP อีอาร์พี สามารถนำข้อมูลที่ได้จากระบบมาช่วยในการตัดสินใจได้

ระบบ ERP อีอาร์พี ของ M-Focus ได้มีการพัฒนาระบบบัญชีในส่วนที่เรียกว่า localization เพื่อนำมาใช้ร่วมกับระบบบัญชีมาตรฐาน ซึ่งระบบ Localization จะมารองรับการทำงานด้านบัญชีที่เกี่ยวข้องกับระบบภาษีของประเทศไทย เช่น ภาษีซื้อ-ขาย, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย, รายงาน Stock Card, ฯลฯ เป็นต้น และระบบได้รับการรับรองจากกรมสรรพากร ประเภท ค. ให้สามารถทำงานระบบงานบัญชีได้อย่างถูกต้อง

• Intuitive ERP
  The Intuitive ERP อีอาร์พี ช่วยในการบริหารจัดการและประเมินผลการทำงานของทั้งองค์กรในเวลาเดียวกัน หน้าจอการทำงานสามารถเปลี่ยนแปลงได้หลายภาษาทั้ง ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ และภาษาญี่ปุ่น เป็นต้น อ่านต่อ
  
• Verticent
  Verticent เป็นซอฟต์แวร์ Enterprise Resource Planning (ERP) อีอาร์พีที่มาพร้อมกับฟังก์ชั่น eSeries ที่มีความสามารถที่ไม่เหมือนซอฟต์แวร์ตัวใดๆ สามารถใช้ได้กับทุกๆธุรกิจและโรงงานที่มีความซับซ้อนสูงๆได้ มีความสามารถในการจัดกร e-commerce ร่วมกับ ERP อีอาร์พีได้อย่างสมบูรณ์แบบ อ่านต่อ

^ goto top

M-Focus มีเครื่องมือการวางแผนการผลิตขั้นสูง ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ใน Class Advanced Planning and Scheduling (APS) เครื่องมือดังกล่าวจะช่วยให้ระบบการวางแผนการผลิตและการปรับเปลี่ยนตารางการผลิตมีประสิทธิภาพและใช้ระยะเวลาอันสั้น โดยระบบคำนึงถึงข้อจำกัดต่างๆ ภายในโรงงานแต่ละแห่ง

^ goto top

ระบบ ERP อีอาร์พี สามารถรองรับการทำงานสำหรับ Barcode เพียงท่าน ลงทุนในเครื่องมือในการสร้างและอ่าน Barcode เพิ่มเติม

^ goto top

ปัจจัยสำคัญในการลงทุนประกอบด้วยหลายๆ ประเด็น ดังนี้ คือ

1. ความเข้ากันของระบบโปรแกรมกับระบบการทำงานขององค์กร
2. ความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนหรือปรับแก้ระบบงาน
3. ทีมงานที่ให้คำแนะนำในการวางระบบ, ราคาของสินค้าและบริการ
4. การรองรับการทำงานหรือเทคโนโลยีใหม่ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตได้ ฯลฯ เป็นต้น

^ goto top

- ทีมงานที่จะเข้ามาเกี่ยวข้องสำหรับโครงการนี้
- การเตรียมให้ข้อมูลพร้อมทั้งความต้องการต่างๆ ที่อยากให้ระบบช่วยในการทำงานได้

^ goto top

ระบบ ERP ไม่สามารถซื้อแยก module ได้ เนื่องจากระบบถูกออกแบบมาให้มีการทำงานที่เชื่อมโยงกันในทุกๆ ส่วนงาน ดังนั้น ถ้าซื้อไปบาง module อาจทำให้การทำงานไม่สมบูรณ์ 100% ดังนั้น ระบบ ERP อีอาร์พี จึงไม่สามารถแยกซื้อเป็น Module ได้ แต่สามารถที่จะเลือก Implement เป็น Moduleๆ ได้ ขึ้นกับความพร้อมของทีมงานและปัญหาที่ต้องการแก้ไข

^ goto top

ระบบ ERP สามารถรองรับการทำงานได้ แต่ต้องมี Infrastructure ด้าน Computer Network เช่น การเชื่อมโยงระบบสำหรับ 2 ที่ ด้วยสายเชื่อมโยง Lease Line หรืออินเตอร์เน็ต

^ goto top

แนวทางในการเลือกระบบ ERP
(อีอาร์พี) ที่เหมาะสมกับองค์กร

 ผู้เขียน: ชนะ สุพัฒสร
ยงยุทธ ลิขิตพัฒนะกุล
บริษัท เอ็มโฟกัส จำกัด Bangkok, Thailand

ความนำ

การดำเนินธุรกิจในภาวะปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้าไปมีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนพฤติกรรมของผู้ประกอบการในการบริหารงานขององค์กร กระบวนการทางธุรกิจแบบใหม่ถูกสร้างและควบคุมโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือหลักในการเชื่อมโยงสารสนเทศระหว่างหน่วยงาน ภายในและภายนอกองค์กร
ส่งผลให้ความสามารถในการสื่อสาร ควบคุม ตลอดจนการประมวลผลเพื่อตัดสินใจเป็นไปอย่างถูกต้อง และรวดเร็วพร้อมเผชิญหน้ากับการแข่งขันในยุคพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์

ความสำคัญของ ERP Plus(อีอาร์พี) ต่อผู้ประกอบการอุตสาหกรรม

สำหรับผู้ประกอบการอุตสาหกรรมระบบ ERP Software อีอาร์พีถือว่าเป็นระบบสารสนเทศที่กำลังได้รับความนิยมเพราะเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่เข้าไปควบคุมกระบวนการทำงานในทุกๆ หน่วยงานขององค์กรและเชื่อมโยงข้อมูลจากทุกแผนกที่เกี่ยวข้องเข้ามาสู่ฐานข้อมูลศูนย์กลาง ส่งผลให้ข้อมูลดำเนินงานสอดประสานอย่างคล้องจองเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันทั้งบริษัท

ในปัจจุบัน ได้มีการขยายนิยามของคำว่า ERP อีอาร์พีไปเป็น Extended ERP อีอาร์พี หรือ ERP Plus อีอาร์พีพลัส ซึ่งหมายถึงการครอบคลุมความสามารถอื่น ๆ ในระบบ คือระบบ ซีอาร์เอ็ม CRM ซึ่งหมายถึงการบริหารทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กรที่เกี่ยวข้องทั้งก่อนขาย เช่น ระบบการขายเชิงรุก (Sales Force Automation) และหลังการขาย เช่น ระบบสนับสนุนลูกค้า (Customer Support) ระบบ ERP Plus อีอาร์พีพลัส ใช้ในการควบคุมกระบวนการทางธุรกิจต่าง ๆ (Business Processes) ภายในองค์กรเกือบทุกจุดไม่ว่าองค์กรจะมีการทำธุรกรรมแห่งเดียวหรือหลายแห่ง ที่เกี่ยวข้องกับการผลิตการจัดจำหน่ายและการเงิน และรวมไปถึงระบบสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร (Executive Information System) ดังแสดงในรูปภาพที่ 1 Extended Enterprise Solution and Customer Service

 
รูปภาพที่ 1 Extended Enterprise Solution and Customer Service

..........................................................................
ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกลงทุนในซอฟต์แวร์ ERP อีอาร์พีมีดังนี้

1. การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเอง

การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปหรือการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเองต่างก็มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกันไป แต่จากอดีตจนถึงปัจจุบันพบว่า การใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเป็นทางเลือกที่ดีกว่า เพราะเมื่อพิจารณาจากในอดีตที่ผ่านมา บริษัทที่เลือกการพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นมาเองพบกับความล้มเหลวในการนำระบบ ERP Software อีอาร์พีไปปฏิบัติเป็นส่วนใหญ่อันเนื่องมาจาก

• ผู้ประกอบการไม่ใช่ผู้ที่คลุกคลีอยู่กับระบบคอมพิวเตอร์ธุรกิจจึงทำให้การออกแบบระบบไม่ครบถ้วน
• ผู้ประกอบการขาดความรู้เรื่องเทคโนโลยีใหม่ ๆ มากพอจึงทำให้ระบบที่ได้ล้าหลัง ไม่ทันสมัย และไม่รองรับอนาคต
• ใช้เวลานานจึงทำให้งบประมาณบานปลาย สิ้นเปลืองทั้งเวลาและบุคลากรตลอดจนค่าใช้จ่ายทั้งทางตรงและทางอ้อม

ดังนั้นซอฟต์แวร์สำเร็จรูปจึงเป็นทางเลือกที่เร็วกว่าในการประยุกต์ใช้ให้เข้ากับองค์กรได้อย่างเหมาะสมและรวดเร็ว จึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับการนำระบบ ERP Software อีอาร์พีไปปฏิบัติ หลักฐานอย่างหนึ่งที่ชี้ให้เห็นก็คือ การเติบโตอย่างรวดเร็วของอุตสาหกรรมซอฟต์แวร์ ERP Software อีอาร์พีสำเร็จรูป และความนิยมที่เกิดขึ้นอย่างกว้างขวางภายในเวลาอันรวดเร็ว

2. เทคโนโลยีและการออกแบบสถาปัตยกรรมของ ERP อีอาร์พี

ปัจจัยด้านเทคโนโลยีของซอฟต์แวร์ คือ การพิจารณาถึงองค์ประกอบของซอฟต์แวร์อันหมายถึง ระบบปฏิบัติการ ระบบฐานข้อมูล ภาษาที่ใช้ในการพัฒนา เป็นต้นสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้เราเรียกว่าเป็น สถาปัตยกรรมของซอฟต์แวร์ ซึ่งจะเป็นตัวกำหนดสภาพแวดล้อมของการใช้งานของระบบ ERP อีอาร์พี ในการพิจารณาเลือกสถาปัตยกรรมของซอฟต์แวร์ควรเลือกที่เป็นระบบเปิด (Open System) เนื่องจากแรงกดดันจากการค้าอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันรวมถึงอนาคต คุณจะต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับคู่ค้าของคุณมากขึ้นจึงควรพิจารณาถึงระบบที่เปิดและสามารถเชื่อมต่อกับระบบภายนอกได้อย่างง่าย ๆ อีกส่วนหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงคือ สถาปัตยกรรมจะต้องมีเสถียรภาพและความปลอดภัยมากพอที่จะรองรับธุรกิจของคุณได้ สำหรับในปัจจุบันสถาปัตยกรรมที่ได้รับการยอมรับอย่างสูงคือเทคโนโลยีของ Microsoft ระบบ ERP Software อีอาร์พีบน Windows 2000 จึงเป็นทางเลือกที่แพร่หลายสาเหตุหนึ่งเป็นเพราะความง่ายในการใช้งาน การหาบุคลากรและที่สำคัญมักจะมีค่าใช้จ่ายในการลงทุนต่ำกว่าระบบปฏิบัติการอื่น

3. ฟังก์ชั่นของ ERP Software อีอาร์พีจะต้องตอบสนองและสร้างความสำเร็จให้กับธุรกิจขององค์กร

ระบบ ERP Software มักจะมีฟังก์ชั่นการใช้งานมากมาย การนำซอฟต์แวร์ ERP ไปปฏิบัติให้ประสบความสำเร็จไม่ใช่การที่จะต้องนำฟังก์ชั่นต่าง ๆ เหล่านั้นมาใช้ทั้งหมดเพราะนอกจากจะเป็นการสร้างงานส่วนเพิ่มให้กับพนักงานแล้วยังเป็นการลงทุนที่ไม่คุ้มค่าอีกด้วย ผู้บริหารควรมีนโยบาย โดยคำนึงถึงเป้าหมายหลักของธุรกิจของตัวคุณเอง พิจารณาจากกระบวนการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง เช่น ที่ปรึกษา คู่ค้า หรือคู่แข่ง ตลอดจนเทคนิคการบริหารผลิตต่าง ๆ อันเป็นที่น่ายอมรับของคุณและคู่ค้า และนำนโยบายนั้นกำหนดเป็นเป้าหมายของการวางระบบ ERP อีอาร์พีและมีนโยบายในการทบทวนนโยบายดังกล่าวอยู่ตลอดเวลาถือเป็นขั้นตอนหนึ่งที่สำคัญในการวางระบบ ERP อีอาร์พี ขององค์กร เนื่องจากเป็นกระบวนการทำให้สำเร็จ ปัจจัยที่สำคัญที่มีการพิจารณาคือ

• ฟังก์ชั่นการดำเนินงานของ ERP Software อีอาร์พี ตรงใกล้เคียงกับนโยบาย และแนวทางธุรกิจสามารถพัฒนากระบวนการทางธุรกิจขององค์กรได้ ความหมายคือ ฟังก์ชั่นของระบบ ERP อีอาร์พีจะต้องมีทิศทางที่รองรับและแก้ไขปัญหาให้กับธุรกิจของคุณได้อย่างตรงจุดตรงประเด็น เช่น ระบบ ERP อีอาร์พี สำหรับผู้ประกอบการชิ้นส่วนรถยนต์ต้องรองรับเทคนิค JIT (Just in Time) หรือ Kanban เป็นต้น
• ระบบ ERP อีอาร์พีจะต้องใช้งานง่าย ลดเวลาในการทำงาน ลดระยะเวลาการปฏิบัติ ควรเป็นERP แบบไร้กระดาษ (Paperless) ลดต้นทุนการปฏิบัติทั้งทางตรงและทางอ้อม
• ที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือ ทีมงานที่ปรึกษาซึ่งเป็นผู้ที่มีส่วนร่วมในการวางระบบ ERP อีอาร์พีจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในฟังก์ชั่นของ ERP Software อีอาร์พีที่จะสามารถพัฒนาธุรกิจที่คุณดำเนินงานอยู่ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยพิจารณาจากประวัติ ผลงานเด่น ฯลฯ

4. การแก้ไขซอฟต์แวร์ด้วยตนเอง (Customization)

ต้องยอมรับว่าไม่มีระบบ ERP อีอาร์พี สำเร็จรูปที่มีอยู่จะมีกระบวนการทำงานและสามารถพิมพ์เอกสารทุกประเภทที่คุณใช้งานอยู่ออกมาได้ตรงกับคุณ 100 % เต็ม บริษัททุกบริษัทมีรูปแบบของเอกสารการดำเนินงานต่างกัน เช่น เอกสารคำสั่งซื้อ ใบกำกับภาษี รวมถึงเอกสารอื่น ๆ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่จะต้องแก้ไขโปรแกรมให้เข้ากับองค์กรไม่มากก็น้อยทุก ๆ บริษัท เป็นเหตุให้องค์กรต้องพิจารณาความสามารถในการแก้ไขซอฟต์แวร์ ว่ามีความยากง่ายสำหรับการแก้ไขมากเพียงใด ERP ที่ดี ควรจะสามารถทำการแก้ไขได้ง่าย และยังคงปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพของ ERP อีอาร์พีคือ หลังจากแก้ไขแล้วสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงต่อเวอร์ชั่นใหม่ได้ด้วย ดังที่ทราบกันในยุคปัจจุบันเป็นยุคของเทคโนโลยีแบบ Open Source การแก้ไขบางอย่างจำเป็นต้องใช้ Source Code เพื่อแก้ไข คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจก่อนซื้อว่า ERP อีอาร์พี ที่คุณซื้อนั้นมี Source Code มาด้วยหรือไม่? มิฉะนั้นในอนาคตคุณจะมีปัญหาในการแก้ไข หากว่ากระบวนการทางธุรกิจของคุณเปลี่ยนหรือแม้แต่คุณจะสร้างรายงานขึ้นมาเฉพาะทาง

5. การบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ (Software maintenance)

การบำรุงรักษาซอฟต์แวร์คือ การแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องกับระบบ ERP อีอาร์พีหลังจากองค์กรวางระบบ ERP อีอาร์พีเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก่อนที่จะติดตั้งระบบ ERP อีอาร์พี

• ผู้บริหารควรจะต้องคำนึงถึงบุคลากรที่จะทำหน้าที่รักษากระบวนการทำงานของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ให้คงประสิทธิภาพสม่ำเสมอ ดังเช่นที่กล่าวมาในหัวข้อที่ 2 ความง่ายของเทคโนโลยีของ ERP อีอาร์พีเป็นสิ่งที่ผู้บริหารควรคำนึงเพราะหากคุณเลือกใช้เทคโนโลยีที่ง่ายและแพร่หลายก็จะหาบุคลากรได้ง่ายและสามารถที่จะพัฒนา ERP ได้ต่อไปในอนาคต
• และสำหรับกรณีที่บุคลากรในองค์กรไม่สามารถแก้ปัญหาเองได้ ซึ่งจำเป็นต้องให้บริษัทที่ปรึกษาทำการแก้ปัญหา องค์กรควรเลือกบริษัทที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในการแก้ปัญหา และสามารถแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ มี Hot Line หรือบริการ Customer Support คอยตอบคำถามอย่างเป็นระบบอยู่ตลอดเวลา
  

6. ต้นทุนในการเป็นเจ้าของระบบ ERP อีอาร์พี (Cost of Ownership)

แน่นอนว่าองค์กรใหญ่และเล็กจะมีการพิจารณาค่าใช้จ่ายในการลงทุน ERP อีอาร์พีไม่เท่ากันผู้ประกอบการควรคำนึงถึงความเหมาะสมในการเลือก ERP อีอาร์พีที่เหมาะกับตนเองจากปัจจัยทั้ง 5 ข้อด้านบนที่กล่าวมาในการพิจารณาต้นทุนของระบบ ERP อีอาร์พีจะต้องพิจารณาต้นทุนทั้งหมดขององค์การที่ต้องลงทุน และต้องคำนึงถึงต้นทุนทั้งในระยะสั้นและระยะยาวด้วย ต้นทุนในที่นี้ประกอบด้วยต้นทุนของซอฟต์แวร์ ต้นทุนการนำระบบ ERP อีอาร์พีไปปฏิบัติ (Implement) ต้นทุนการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ (Software Maintenance) หลังจากนั้นผู้ประกอบการควรวิเคราะห์ถึงเวลาที่ใช้ไปในการอบรมและพัฒนาบุคลากร เมื่อนำปัจจัยทั้งหมดมาวิเคราะห์เปรียบเทียบกับรวมถึงผลที่จะได้รับโดยเนื้องานในแต่ละส่วนแล้ว ต้นทุนทั้งหมดในการติดตั้งระบบ ERP อีอาร์พีของท่านจะเป็นเท่าไรจึงเหมาะสม ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ หากท่านเป็นองค์กรที่ไม่ใหญ่มากแต่เลือกที่จะใช้ ERP อีอาร์พีที่มีฟังก์ชั่นมากมายเต็มไปหมดเกินความจำเป็นก็จะทำให้ท่านมี Cost of Ownership สูงกว่าคนอื่นที่เลือกติดตั้ง ERP อีอาร์พีที่มีฟังก์ชั่นเหมาะสมกับบริษัทของตนเอง

บทสรุป

ระบบ ERP Software อีอาร์พีเป็นระบบที่จำเป็นสำหรับผู้ประกอบการอุตสาหกรรมทุกขนาดในปัจจุบัน หากไม่มี ERP ท่านจะไม่สามารถที่จะแข่งขันได้อีกในอนาคตอันใกล้ การตัดสินใจเลือก ERP ของผู้บริหารควรเลือกระบบ ERP อีอาร์พี ที่เป็นระบบเปิด (Open Source) ใช้งานง่าย มีฟังก์ชั่นรองรับกับเทคนิคการบริหารการผลิตทั้งแบบ Push และแบบ Pull เช่นระบบ PowerCerv JIT (Just in Time) และคัมบัง (Kanban) ตลอดจนจะต้องหาบุคลากรได้อย่างไม่ลำบากเพื่อองค์กรจะได้ไม่มีปัญหาต่อการหาเจ้าหน้าที่
ERP อีอาร์พีในปัจจุบันถูกนิยามใหม่เป็น ERP Plus อีอาร์พีพลัสดังนั้นจะต้องรองรับระบบ CRM ซีอาร์เอ็ม (Customer Relationship Management) การใช้ระบบ ERP software อีอาร์พีให้มีประสบความสำเร็จนั้นมิใช่เพียงติดตั้งคอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์ หากแต่ต้องนำความสามารถของ ERP software อีอาร์พีนั้นปรับปรุงการทำงานขององค์กรของคุณให้มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง เจ้าหน้าที่ผู้ขายตลอดจนบริษัทที่ติดตั้ง ERP อีอาร์พีจะต้องมีความรู้เชี่ยวชาญในธุรกิจของคุณอย่างแท้จริง ช่วยให้คุณและองค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าวด้วยต้นทุนที่ต่ำที่สุด หากผู้บริหารนำปัจจัยที่กล่าวมาทั้งหมดมาพิจารณาอย่างรอบคอบจะสามารถตัดสินใจเลือกระบบ ERP อีอาร์พีได้อย่างถูกต้องสำหรับองค์กรของคุณ

ปัจจัยในการพิจารณาตัดสินใจเลือกลงทุนในซอฟต์แวร์ ERP อีอาร์พี มีดังนี้